1

POKYN GFŘ-D-71

k doručování do datových schránek fyzických osob

Č. j.: 92810/25/7700-50123-010450

Tento pokyn upravuje doručování do datových schránek fyzických osob včetně doručování v případech současné existence více zřízených a zpřístupněných datových schránek téže fyzické osoby. Platí, že doručování do datové schránky se řídí povahou doručované písemnosti a typem zřízené a zpřístupněné datové schránky.

Čl. I
Doručování fyzickým osobám, které nejsou v postavení orgánu veřejné moci

Doručování písemností v rámci zastoupení

[1] Písemnosti související s přímým výkonem činnosti advokátů a daňových poradců při zastupování klientů - daňových subjektů v daňovém řízení budou doručovány do datové schránky typu „Podnikající fyzická osoba - advokát [PFO_ADVOK (31)]“, resp. typu „Podnikající fyzická osoba - daňový poradce [PFO_DANPOR (32)]“.

[2] Je-li daňový subjekt zastupován obecným zmocněncem, pak se písemnosti určené daňovému subjektu doručované tomuto zmocněnci doručují do jeho datové schránky typu „Fyzická osoba [FO (40)]“. Nebude-li obecný zmocněnec tímto typem datové schránky disponovat, pak se písemnosti určené daňovému subjektu doručované tomuto zmocněnci doručují v listinné podobě, případně může tento zmocněnec, je-li držitelem některé z datových schránek podnikající fyzické osoby, provést volbu datové schránky podle čl. V tohoto pokynu. Na tuto možnost se doporučuje zmocněnce vhodným způsobem upozornit.

Doručování písemností týkajících se vlastní podnikatelské činnosti fyzické osoby

[3] Písemnosti týkající se vlastních záležitostí daňového subjektu - držitele datové schránky, pokud se tyto záležitosti vztahují k jeho vlastní podnikatelské činnosti, budou doručovány do datové schránky typu „Podnikající fyzická osoba [PFO (30)]“. Nemá-li daňový subjekt takovou datovou schránku zpřístupněnu, budou se tyto písemnosti doručovat do některé z datových schránek dále označovaných souhrnně jako „PFO_profesní“, pokud byla tato datová schránka fyzické osobě zřízena a je zpřístupněna. Jedná se o datové schránky typu:

[4] Není-li zpřístupněna datová schránka dle odst. [3] tohoto článku a podnikající fyzická osoba neprovedla volbu dle čl. V tohoto pokynu, bude písemnost týkající se vlastních záležitostí daňového subjektu souvisejících s jeho vlastní podnikatelskou činností doručována v listinné podobě.

[5] Podnikající fyzická osoba, která není zapsána v Registru osob a tedy nemá IČO¹, může mít zřízenu datovou schránku typu „Fyzická osoba [FO (40)]“ a/nebo datovou schránku typu „Podnikající fyzická osoba - na žádost [PFO_REQ (50)]“. Nemá-li zřízenu a zpřístupněnu datovou schránku typu „Podnikající fyzická osoba - na žádost [PFO_REQ (50)]“, pak jsou jí písemnosti související s její podnikatelskou činností doručovány v listinné podobě.

Doručování písemností nesouvisejících s podnikatelskou činností fyzické osoby

[6] Písemnosti nesouvisející ani s vlastní podnikatelskou činností fyzické osoby, ani s přímým výkonem činnosti advokátů, daňových poradců (případně zástupců dalších profesních skupin) budou doručovány do datové schránky typu „Fyzická osoba [FO (40)]“, resp. v listinné podobě, pokud tato datová schránka fyzické osoby není fyzické osobě zřízena a zpřístupněna.

[7] Pro přehlednost jsou základní principy doručování fyzickým osobám, které nejsou v postavení orgánu veřejné moci, popsané v předchozích odstavcích, shrnuty v tabulce č. 1.

Čl. II
Doručování podnikajícím fyzickým osobám, které jsou v postavení orgánu veřejné moci

[8] Datové schránky typu „Podnikající fyzická osoba, která je v roli orgánu veřejné moci [OVM_PFO (15)]“² se použijí výhradně pro doručování písemností souvisejících s výkonem veřejné moci fyzickou osobou, pro kterou byla datová schránka zřízena. V případě doručování ostatních písemností se postupuje přiměřeně dle čl. I tohoto pokynu. Uvedené postupy shrnuje tabulka č. 2.

Čl. III
Smíšené písemnosti

[9] V případě smíšených písemností (tj. týkajících se jak činností daňového subjektu souvisejících, tak nesouvisejících s podnikáním) zvolí správce daně odpovídající datovou schránku podle úsudku o převažujícím charakteru obsahu doručované písemnosti. Za řádné doručení se však v případě smíšených písemností považuje doručení do kteréhokoli typu datové schránky [v souladu s § 39 odst. 1 písm. b) zákona č. 280/2009 Sb., daňový řád, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „daňový řád“)].

Čl. IV
Doručování v oblasti daně z přidané hodnoty

[10] Pravidla stanovená tímto pokynem se nepoužijí pro doručování do datových schránek v případech, kdy se jedná o doručování písemností v oblasti daně z přidané hodnoty daňovým subjektům a jejich zmocněncům na základě § 98a a § 98b zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů.

Čl. V
Volba datové schránky

[11] Fyzická osoba, která je držitelem více datových schránek, může svým písemným podáním určit, do které z jejích datových schránek jí mají být písemnosti správce daně doručovány. Přitom může zvolit pouze jednu datovou schránku, která bude sloužit jak pro doručování vlastních písemností, tak pro doručování písemností pro zastoupené daňové subjekty. Tato volba se vztahuje na doručování písemností všech správců daně, kteří jsou orgány Finanční správy ČR.

[12] Fyzická osoba, která je držitelem datové schránky/schránek, může svým písemným podáním také určit, aby písemnosti, které by jí jinak byly zasílány v listinné podobě, byly doručovány do její datové schránky, resp. do té z jejích více datových schránek, kterou fyzická osoba pro doručování určila.

[13] V případech doručování písemností souvisejících výhradně s přímým výkonem činnosti advokátů a daňových poradců při zastupování klientů musejí být písemnosti vždy doručovány pouze do odpovídající datové schránky PFO_profesní - pro doručování těchto písemností nelze zvolit jiný typ datové schránky.

[14] V případě následného znepřístupnění datové schránky určené podle odst. [11] a [12] bude doručováno dle čl. I tohoto pokynu.

Čl. VI
Odůvodnění

[15] Pokud má osoba, jíž se písemnost doručuje, zpřístupněnu datovou schránku, doručuje se v souladu s § 42 daňového řádu písemnost této osobě elektronicky podle zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o elektronických úkonech“), tedy do datové schránky, která svým typem odpovídá jak formálnímu statusu fyzické osoby (podnikající/nepodnikající), tak charakteru a obsahu doručované písemnosti³.

[16] Na základě novely zákona o elektronických úkonech účinné od 1. 1.2023 byly všem podnikajícím fyzickým osobám zapsaným do zákonem stanovené evidence nebo rejstříku zřízeny datové schránky podnikajících fyzických osob. Na pozadí těchto změn vznikla potřeba revidovat stávající postup vyjádřený v pokynu GFŘ-D-7, a to zejména ve vztahu k různým současně zřizovaným typům datových schránek a datových schránek označených tímto pokynem jako PFO_profesní.

[17] Zásadně platí, že jedné podnikající fyzické osobě se zřizuje pouze jedna datová schránka podnikající fyzické osoby; více datových schránek podnikající fyzické osoby lze jedné fyzické osobě zřídit pouze tehdy, je-li tato fyzická osoba zapsána v Registru osob ve více agendách, jimž příslušejí samostatné typy datových schránek podnikajících fyzických osob⁴.

[18] Podnikající fyzická osoba, která není zapsána v Registru osob (nemá IČO), může požádat o zřízení datové schránky podnikající fyzické osoby zřizované na žádost - „Podnikající fyzická osoba - na žádost [PFO_REQ (50)]“.

[19] V souladu se základní zásadou spolupráce a v souladu s § 44 daňového řádu je všem fyzickým osobám s výjimkou daňových poradců a advokátů při výkonu jejich činnosti umožněna pro účely doručování písemností správcem daně volba datové schránky jakéhokoliv typu, bez ohledu na počet zřízených a zpřístupněných datových schránek.

Čl. VII
Zrušovací ustanovení

[20] Tímto pokynem se ruší

Čl. VII
Účinnost

[21] Tento pokyn nabývá účinnosti dnem 1. 2. 2026.

Mgr. Simona Hornochová v. r.
generální ředitel

Přílohy
Tabulka č. 1 - doručování fyzickým osobám, které nejsou v postavení orgánu veřejné moci
Tabulka č. 2 - doručování podnikajícím fyzickým osobám, které jsou v postavení orgánu veřejné moci

Tabulka č. 1 - doručování fyzickým osobám, které nejsou v postavení orgánu veřejné moci:

Tabulka č. 2 - doručování podnikajícím fyzickým osobám, které jsou v postavení orgánu veřejné moci: